En ocasiones para realizar un trabajo los empleados tienen que incurrir en gastos de los que luego tienen que realizar un informe. Una comida con clientes, un viaje para una reunión o contratar materiales o servicios para llevar a cabo una tarea son algunos de los más comunes. Estos gastos suponen, por un lado, que los empleados que no tienen tarjeta corporativa adelanten el dinero de su propio bolsillo, y por otro que al final del periodo de facturación realicen un reporte en el que cuenten dónde han invertido.
Corresponde al equipo financiero o al de recursos humanos recopilar todas estas hojas de gastos y comprobar dónde se ha ido el dinero de cada uno de los empleados. Por último, se debe proceder al reembolso del dinero a cada uno.
¿Qué es un informe de gastos?
El departamento encargado de recopilar los gastos ha de ser quien determine el documento en el que se reportan los gastos. Una opción podría ser la plantilla gratuita de Microsoft Office, aunque en realidad cada empresa tiene su propio método.
En lo que suele haber consenso es en los apartados que deben incluir estos informes, con epígrafes como la fecha en la que se ha incurrido en el gasto, la persona en realizarlo, el proveedor o el IVA desglosado. En estos informes se incluyen las dietas, los gastos de desplazamientos, las comidas que estén incluidas y la contratación de bienes o servicios que hayan sido necesarios para trabajar.
Además siempre hay que incluir el ticket o la factura para tener pruebas de que ese gasto se realizó y cuándo y además para que la empresa pueda desgravárselo llegado el caso. Se le pide a los trabajadores que custodien ese documento hasta que llegue el momento de realizar el reporte.
En ocasiones las empresas dan a los empleados un adelanto para que puedan ir realizándolos pero en otras son los propios trabajadores los que gastan de su bolsillo y luego se les reembolsa. Todo este proceso puede resultar un poco farragoso y robar tiempo de otras tareas que podrían ser más productivas tanto para ellos como para sus compañías.
Este puede ser el último mes que hagas un informe de gastos
En Fuell nos hemos propuesto que dejes de hacer informes de gastos. Con nuestras tarjetas y su software integrado, no hace falta que los trabajadores adelanten dinero ni hagan reportes de gastos porque es la propia tarjeta la que informa al departamento correspondiente sobre qué gasto se ha realizado.
Además, el empleado no tiene que avanzar dinero de su bolsillo porque la propia tarjeta ya tiene un presupuesto asignado por la empresa. Ese presupuesto se puede asignar a una persona, a un equipo, a un proyecto o a un proveedor para mantener bajo control todos los gastos.
Las tarjetas Fuell funcionan así: haces el gasto, le haces una foto al ticket o a la factura y te olvidas de los informes de gastos. Así de sencillo y así de intuitivo. El departamento puede ver en tiempo real dónde se está invirtiendo y genera automáticamente el reporte.
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