Cómo realizar informes de gastos

Informes de gastos en Fuell

En ocasiones para realizar un trabajo los empleados tienen que incurrir en gastos de los que luego tienen que realizar un informe. Una comida con clientes, un viaje para una reunión o contratar materiales o servicios para llevar a cabo una tarea son algunos de los más comunes. Estos gastos suponen, por un lado, que los empleados que no tienen tarjeta corporativa adelanten el dinero de su propio bolsillo, y por otro que al final del periodo de facturación realicen un reporte en el que cuenten dónde han invertido.

Corresponde al equipo financiero o al de recursos humanos recopilar todas estas hojas de gastos y comprobar dónde se ha ido el dinero de cada uno de los empleados. Por último, se debe proceder al reembolso del dinero a cada uno.

¿Qué es un informe de gastos?

El departamento encargado de recopilar los gastos ha de ser quien determine el documento en el que se reportan los gastos. Una opción podría ser la plantilla gratuita de Microsoft Office, aunque en realidad cada empresa tiene su propio método.

En lo que suele haber consenso es en los apartados que deben incluir estos informes, con epígrafes como la fecha en la que se ha incurrido en el gasto, la persona en realizarlo, el proveedor o el IVA desglosado. En estos informes se incluyen las dietas, los gastos de desplazamientos, las comidas que estén incluidas y la contratación de bienes o servicios que hayan sido necesarios para trabajar.

Además siempre hay que incluir el ticket o la factura para tener pruebas de que ese gasto se realizó y cuándo y además para que la empresa pueda desgravárselo llegado el caso. Se le pide a los trabajadores que custodien ese documento hasta que llegue el momento de realizar el reporte.

En ocasiones las empresas dan a los empleados un adelanto para que puedan ir realizándolos pero en otras son los propios trabajadores los que gastan de su bolsillo y luego se les reembolsa. Todo este proceso puede resultar un poco farragoso y robar tiempo de otras tareas que podrían ser más productivas tanto para ellos como para sus compañías.

Este puede ser el último mes que hagas un informe de gastos

En Fuell nos hemos propuesto que dejes de hacer informes de gastos. Con nuestras tarjetas y su software integrado, no hace falta que los trabajadores adelanten dinero ni hagan reportes de gastos porque es la propia tarjeta la que informa al departamento correspondiente sobre qué gasto se ha realizado.

Además, el empleado no tiene que avanzar dinero de su bolsillo porque la propia tarjeta ya tiene un presupuesto asignado por la empresa. Ese presupuesto se puede asignar a una persona, a un equipo, a un proyecto o a un proveedor para mantener bajo control todos los gastos.

Las tarjetas Fuell funcionan así: haces el gasto, le haces una foto al ticket o a la factura y te olvidas de los informes de gastos. Así de sencillo y así de intuitivo. El departamento puede ver en tiempo real dónde se está invirtiendo y genera automáticamente el reporte.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email
Share on whatsapp
WhatsApp

Política de Tratamiento de Datos

En cumplimiento de lo establecido en los artículos 13 y 14 del RGPD (UE) 2016/679, de 27 de abril, y en el artículo 11 de la LOPD 3/2018, de 5 de diciembre, ponemos a disposición del interesado la información adicional referente al tratamiento de sus datos de carácter personal. La actividad de tratamiento es ENVÍO DE PUBLICIDAD – CORREO ELECTRÓNICO, cuya ubicación se encuentra en C/ ALCALÁ 155-ESC.D – 3oI – 28009 MADRID. El Responsable del tratamiento es: FUELL TECHNOLOGIES S.L, con N.I.F.: B88549076, y con domicilio en C/ Alcalá 155-esc.D – 3oI C.P.: 28009 – Madrid. La finalidad del tratamiento es la de: Envío de comunicaciones publicitarias y comerciales relacionadas con la actividad del responsable por medios electrónicos. La tipología de los datos del interesado son los siguientes: Correo electrónico; Dirección IP de conexión; .El plazo de supresión de dichos datos es de Mientras dure la prestación del servicio. No está prevista la realización de perfiles, decisiones automatizadas y/o lógica aplicada. En cuanto a la base jurídica para el tratamiento, es consentimiento inequívoco del interesado. En relación con los destinatarios, el Responsable podrá ceder los datos personales facilitados a destinatarios y proveedores de servicios prestados, siempre que se limite a la finalidad que la justifica, así como a las cesiones previstas en la legislación aplicable. Las categorías de destinatarios a los que el Responsable podrá ceder los datos personales del interesado son: Sin previsión de cesiones. Por otro lado, en materia de transferencias internacionales, queda previsto que no se realiza ninguna transferencia internacional de datos de carácter personal. En cuanto a los derechos que dispone el interesado en relación con sus datos, podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación de su tratamiento, oposición, revocación, a la portabilidad de sus datos, derecho a retirar el consentimiento prestado, ejerciendo sus derechos dirigiéndose a FUELL TECHNOLOGIES S.L como responsable: Calle de San Andrés 8, Local – 28004 Madrid o privacy@getfuell.com. Igualmente tiene el interesado derecho a reclamar ante la Autoridad de Control en materia de protección de datos, la Agencia Española de Protección de datos (AEPD). El interesado podrá acceder a esta información en materia de protección de datos actualizada en todo momento en Calle de San Andrés 8, Local – 28004 Madrid.